JAK STWORZYĆ DOBRY ZESPÓŁ

fot.iStock

                        Na efekty pracy domu, składa się praca całego zespołu pracowników. Kluczem do funkcjonowania całego domu jest dobre funkcjonowanie poszczególnych komórek organizacyjnych domu takich jak działy, sekcje i inne powoływane doraźnie zespoły. Każdy zespół tworzą ludzie. Nawet wybitni specjaliści znający swój zawód nie są i nie będą od razu wybitnym zespołem. Nie wszyscy bowiem posiadają umiejętności działania i współpracy w zespole. Budowa dobrego zespołu wymaga pewnego czasu. Każdy zespół mniejszy czy większy potrzebuje swego lidera. W domu liderem głównym jest zawsze dyrektor domu, zespoły, sekcje posiadają swoich. Ważnym jednak jest i leży to w interesie dyrektora, aby każda z komórek organizacyjnych domu osiągała założone przez niego cele. Dlatego ważną kwestią jest organizacja całego domu, która pozwoli i będzie ułatwiała pracę w mniejszych zespołach i będzie pozwalała na rozliczanie efektów pracy każdego zespołu. Tworzenie swego własnego zespołu rozpoczynamy z chwilą podjęcia się zadania kierowania domem.

            Łatwiej jest stworzyć zespół, kiedy jest to dom rozpoczynający swą działalność. Wówczas sami dobieramy sobie składy poszczególnych zespołów i poprzez szkolenia pod kątem własnych wymagań tworzymy mniejsze zespoły i przydzielamy im sprawdzonych liderów. Trudniej jest jednak utworzyć dobry zespół, kiedy przejmujemy zespół pracowników po swym poprzedniku. Zespół przyzwyczajony do niekiedy obcego nam stylu kierowania, posiadający własne nawyki, niekiedy skłócony wewnętrznie. Zadanie jest wówczas bardzo trudne i wymaga dłuższego czasu. Naiwnym jest ten dyrektor co uważa, że poprzez nagłe zmiany liderów w mniejszych zespołach uda się osiągnąć zmiany w całym zespole. Nie polecam takiego rozwiązania. Trzeba dać sobie trochę czasu na poznanie wszystkich członków zespołu. Ich możliwości i zaangażowania, predyspozycji. Jest to trudny okres, powiem bardzo męczący, bo pracuje się bez większych efektów. Ale od wyników pracy w tym okresie zależy nasza przyszłość i osiągane sukcesy.

             Podstawą wszelkich zmian w funkcjonowaniu zespołu powinien być dobrze dopracowany regulamin organizacyjny domu. W pracę nad nowym regulaminem, można włączyć przedstawicieli zespołów, powinno stać się to   przyczynkiem do rozpoczęcia współpracy z liderami mniejszych zespołów. Okres na to przeznaczony nie zostanie zmarnowany, ponieważ można w nim przekonać większą część zespołu do konieczności zmian oraz ich kierunku. Jest to czas komunikacji z zastanym zespołem pracowników, przekonanie ich do słuszności wprowadzanych zmian i do ich akceptacji przez pracowników.

 Regulamin organizacyjny

            Regulamin organizacyjny   zawiera całą organizację domu, komórki organizacyjne, podział zadań pomiędzy komórkami, zakresy czynności i uprawnień poszczególnych pracowników oraz liderów w mniejszych zespołów.  Powyższe zasady, normy i wzorce powinny wynikać z misji i kultury organizacyjnej domu. Zawarte w regulaminie reguły postepowania powinny stanowić pewnego rodzaju umowę pomiędzy pracownikami a kierownictwem domu, które muszą być przestrzegane w toku codziennej pracy. Zapoznanie się z regulaminem organizacyjnym jest szczególnie ważne dla nowych pracowników, ponieważ w sposób jednoznaczny i kompleksowy opisuje sposób funkcjonowania domu. Regulamin organizacyjny musi wynikać i być ściśle powiązany z obowiązującą w domu strukturą organizacyjną. Schemat tej struktury stanowi załącznik do   dokumentu. Regulamin domu jest bardzo ważnym dokumentem mającym podstawowe znaczenie w pracy całego domu i poszczególnych komórek.   Wprowadza on, bowiem hierarchizację i podział obowiązków pomiędzy pracownikami, opisuje wzorcowy przebieg wszelkich procesów i formalną drogę komunikacji w zespole. Regulamin organizacyjny wraz ze strukturą organizacyjną domu jest dokumentem wymaganym poprzez zapisy § 4. 1. Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki społecznej w sprawie funkcjonowania domów pomocy społecznej. Zgodnie z nim, do opracowania regulaminu zobowiązany jest dyrektor domu. Regulamin musi być zatwierdzony przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Ma to ważne znaczenie ze względu na zawartą   w nim etatyzację domu, czyli ilość etatów niezbędną do wykonania zadań. Dyrektor domu opracowując regulamin   i proponując ilość niezbędnych etatów na poszczególnych stanowiskach, musi zdawać sobie sprawę, że z przedstawioną ilością pracowników będzie musiał wykonać wszystkie określone przepisami zadania domu. Jak z tego wynika dobrze przemyślane zapisy w regulaminie organizacyjnym domu mają podstawowe i kolosalne znaczenie dla funkcjonowania całego zespołu pracowników domu. Ważnym jest, aby posiadały akceptację całego zespołu pracowników. Dla życia zespołu akceptacja obowiązujących w nim norm i zasad ma znaczenie podstawowe. Dlatego treści zapisane w regulaminie nie mogą być tylko takie, jakie wymaga od nas jednostka nadrzędna, ale zawierać powinny sumę naszych przemyśleń, wyników doświadczeń uwzględniających naszą wizję funkcjonowania kierowanego przez nas domu. Dla akceptacji przez pracowników domu zapisów regulaminu znaczenie mieć będzie zakres włączenia do pracy nad rozwiązaniami całej załogi domu. Przynajmniej uwzględnienia w nich propozycji pracowników domu.  W formalnej strukturze dokumentu regulamin może zawierać np. następujące części: postanowienia ogólne, czyli słowniczek użytych terminów, podstawy prawne funkcjonowania, informacje o domu. Kolejna część to opis struktury organizacyjnej domu. Ważną częścią jest opis działalności komórek organizacyjnych domu oraz zadań i uprawnień ich kierowników. W części tej zawarte są zadania i uprawnienia pracowników samodzielnych niewchodzących w skład działów czy sekcji np. psycholog. Postanowienia końcowe są ostatnią częścią regulaminu i zawierają ustalenia w zakresie trybu wejścia w życie regulaminu. Załącznikiem do regulaminu jest schemat struktury organizacyjnej z przydzielonymi do każdego działu czy sekcji ilościami etatów. Dobrze opracowany regulamin to połowa sukcesu w funkcjonowaniu całego zespołu pracowników domu oraz zespołów w mniejszych współpracujących ze sobą komórkach.

          Szczególne zadania dyrektora domu, odpowiedzialnego za pracę całego domu, czyli lidera dużego zespołu powinny polegać na:

1.Zapoznaniu pracowników – czyli całego zespołu z celami i zadaniami domu, sformułowanymi w obowiązujących przepisach, własnymi priorytetami i wymaganiami oraz określić kierunek, w którym ma podążać cały zespół pracowników.

2.Opracowaniu zakresów obowiązków na poszczególnych stanowiskach, aby każdy pracownik wiedział, co należy do jego obowiązków, co będzie dla niego pomocne w realizacji konkretnych zadań. Należy pamiętać, że suma zadań zawarta w zakresach obowiązków stanowi sumę zadań każdej komórki, a suma zadań komórek zadania całego domu.

3.Określeniu czasu poszczególnych zadań w określonych porach doby, ma to szczególne znaczenie w pracy z mieszkańcem,

4.Zadbaniu o przestrzeganie zasad BHP, szczególnie ze względu na zabezpieczenie pracownikom prawa do wypoczynku i przerw w pracy.

5.Zapewnieniu odpowiedniego sprzętu ułatwiającego wykonywanie pracy, zmniejszając jej uciążliwość. Jest to bardzo ważne przy opiece nad osobami leżącymi i na wózkach.

6.Właściwym motywowaniu pracowników. Dobra organizacja pracy zależy także od doceniania i nagradzania pracowników i poszczególnych zespołów.

7.Przekazaniu swych uprawnieniń do podejmowania decyzji na niższe poziomy zarzadzania co w znacznym stopniu przyspieszy czas podejmowania decyzji i w ten sposób usprawni działanie. Ten proces zależy w głównej mierze od sposobu kierowania prze dyrektora zespołem, poziomu zaufania do kierowników niższych szczebli. Dyrektor nie ufający nikomu i trzymający mocno swą władzę jest hamulcowym w procesach decyzyjnych. Nie ma w tym przypadku cienia szansy na powstanie jakiegokolwiek zespołu.

8.Opracowaniu zasad i zapewnienie dobrej szybkiej komunikacji pomiędzy wszystkimi szczeblami zarzadzania. Dyrektor jako lider zespołu pracowników zapewniający dobrą komunikację może być pewny osiągnięcia sukcesu. Bez prawidłowej komunikacji nie ma szans na funkcjonowanie zespołu.

9.Zapewnienie stałego dialogu z pracownikami, co pozwoli na większe zrozumienie i aprobatę dla podejmowanych decyzji.

10.Dostosowaniu organizacji domu do jego infrastruktury, biorąc pod uwagę odległości, bariery i wyposażenie domu.

Znaczenie lidera zespołu

                    Dla funkcjonowania każdego zespołu fundamentalne znaczenie ma lider zespołu. Liderem całego zespołu pracującego w domu jest dyrektor, który kieruje domem przy pomocy liderów mniejszych zespołów. Lider każdego zespołu musi   wykazywać się odwagą, wzbudzać zaufanie, zarażać swoją pasją, działać z zaangażowaniem i cechować się ambicją. To jeszcze nie wszystko, co wyróżnia prawdziwego przywódcę. Powinien on także wzmacniać silne strony i pielęgnować talenty zespołu, z którym wspólnie będzie osiągał wyznaczone cele. Skuteczny lider: lider to człowiek z wizją. To osoba, która dokładnie wie, dokąd zmierza, jak wygląda droga do sukcesu i wreszcie – jak smakuje wygrana. Jeśli wizja ta zostanie zrozumiana przez zespół i dostrzegą entuzjazm twórczy lidera. Roztaczając swoją wizję lider musi pamiętać, by była ona zrozumiała. Tyko wówczas pójdą za nim. Lider powinien także dawać przykład własną pracą, w której przestrzega zasad etycznego postepowania. Skutecznie komunikuje się z zespołem i sprawnie podejmuje trudne decyzje. Docenia osiągnięcia podwładnych, obdarza swym zaufaniem i sam motywuje ich i inspiruje do działania. Każdy lider musi pamiętać, że jego autorytetu w zespole nie buduje wyłącznie pełniona rola w zespole. Na autorytet musi zapracować własną pracą, wiedzą i zaangażowaniem w pracę. Lider nie posiadający autorytetu skazuje zespół na porażkę. Zadaniem dyrektora jest nie tylko dbać o swój autorytet, ale brać czynny udział w budowaniu autorytetu podległych liderów. Nie niszczyć ich autorytetów, lecz wzmacniać i chronić.

Czy warto pracować zespołowo?

1.Podstawową zaletą pracy zespołowej jest możliwość wyzwolenia kreatywności w każdym pracowniku domu.

2.Zespól walczy ze schematami w pracy, co jest szczególnie ważne w pracy z mieszkańcem, kiedy każdy z mieszkańców jest inną osobowością wymagającą indywidualnego podejścia. Kreatywność poszczególnych pracowników w zespole ma tu szczególne znaczenie.

3.W zespołach słabsze jednostki uzupełniane są w pracy przez silniejsze jednostki. Pozwala to na wyzwalanie w tych słabszych motywacji do lepszego działania mając na celu lepsza pracę całego zespołu.

4.Zdecydowanie jedną z największych zalet, jakie niesie ze sobą praca zespołowa, jest możliwość wyzwalania kreatywności, w każdym z członków grupy. Niejednokrotnie burza mózgów bywa niezwykle pomocna przy wszelkiego rodzaju projektach. Ktoś poczuje się zablokowany, ale wystarczy jedno zdanie innej osoby, by lawina pomysłów sama spłynęła.

5.Dużym plusem pracy zespołowej jest również podział obowiązków oraz odpowiedzialności, jaka spada na wykonującego. Skoro projektem ma zająć się kilka osób, to oczywiste, że wszystko powinno pójść znacznie szybciej, niż w przypadku, gdzie praca wykonywana byłaby samodzielnie.

6.Jeżeli zespół jest dobrze dobrany, a jego członkowie lubią się i szanują, zdecydowanie lepiej i efektywniej pracuje się w takiej właśnie atmosferze. Napięcie i stres są zdecydowanie mniejsze, dzięki czemu jest pracownikom i mieszkańcom domu po prostu przyjemniej, a pracę przestają traktować jak obowiązek.

 Liczę, że powyższe zalety pracy zespołowej przekonają niedowiarków do budowania domu na zespołach, bo jest to jedyna droga do wspólnego sukcesu w tym względzie. Należy pamiętać także o tym, że praca zespołowa ma swoje negatywne strony. Należy o nich także wspomnieć.

  1. Praca zespołowa nie zawsze wygląda tak kolorowo. Trudno pracować w grupie, w której znajdują się indywidualiści, niechętnie dzielący się swoją wiedzą, która mogłaby pomóc. Niektóre osoby po prostu nie potrafią współpracować w grupie i chcą, aby wszelkie zasługi zostały przypisane im, dlatego niejako utrudniają pracę, żeby pokazać, że samodzielnie zrobiliby to znacznie lepiej.
  2. Nie zawsze z korzyścią na pracę zespołu wpływać może źle dobrany lider, który nie potrafi delegować zadań i kontrolować pracy całej grupy. Jej członkowie z pewnością odczują, że coś idzie nie tak właśnie przez złe zarządzanie. Jeżeli pojawią się takie głosy, warto pomyśleć o zmianie lidera. Im większa jest grupa osób, tym częściej może zdarzyć się tak, że któryś z członków zespołu będzie próbował nie robić za wiele i udawać, że pracuje.
  3. Zespół składa się z odmiennych osobowości. Każda z nich ma własne tempo pracy, które nie musi podobać się innym. I tak osoby żywiołowe mogą się denerwować, kiedy ktoś robi wszystko dokładnie i wolno czy odwrotnie – staranne osoby, którym nie szkoda czasu, mogą denerwować się na kogoś, kto wszystko robi w pośpiechu i rozpoczyna wiele zadań w tym samym czasie. Na tym polu również mogą pojawić się konflikty.

Biorąc pod uwagę pozytywy i negatywy pracy zespołowej można stwierdzić, że zalet jest więcej, wady można wyeliminować więc warto spróbować.  Wszystkim polecam.

Zespół terapeutyczno-opiekuńczy

             Zespół terapeutyczno- opiekuńczy jest szczególnym zespołem funkcjonującym w każdym domu. Jest to jednak zespół, który działa w domu z mocy prawa. Przynależność do tego zespołu jest z góry ustalona. Można powiedzieć, że jest to zespół pewnym stopniu zarządzający najważniejszym procesem realizowanym przez dom w zakresie opieki i wsparcia dla mieszkańców domu.  Członkami tego zespołu są członkowie wszystkich zespołów realizujących całość zadań domu. W zespole terapeutyczno- opiekuńczym wypracowywane są zadanie z zakresu pracy z mieszkańcem dla poszczególnych zespołów realizujących zadania domu. Zespół ten w swym funkcjonowaniu wspiera działania zespołów wykonujących merytoryczną i obsługową działalność domu.

 Bibliografia:

1.P. Michalska, P Osuch, Zespoły pracownicze w organizacji. Studia i Materiały Rok 17 Nr1/2013, Kielce

2.Praca zespołowa, Praktyczny Poradnik Zarzadzania Zespołem Zróżnicowanym Wiekowo- Narzędziownia Menedżera – Warszawa 2012, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej, Warszawa 2012

3.B. Kromer, Mariola Jackiewicz, Role pracowników w tworzeniu Efektywnego zespołu, Wydział Nauk Ekonomicznych Politechniki Koszalińskiej, Koszalin.

4.R.W. Gryffin, Podstawy zarzadzania organizacjami, PWN, Warszawa, 1996

5. M. Figiel, Zespół pracowników a organizacja pracy, Dom Pomocy Społecznej Magazyn dyrektora Nr 6 listopad, grudzień 2020 Oficyna MM Poznań

Komentarz praktyka

Pragnę podkreślić, że jestem wielkim zwolennikiem pracy zespołowej. Ponieważ tylko taka praca pozwalała mi odnosić zawodowe sukcesy. W okresie pracy zawodowej miałem okazję pracować z już ukształtowanymi zespołami w przejmowanych placówkach jak i tworzyć nowe zespoły pracowników w uruchamianych placówkach. Przeszedłem wszystkie etapy tworzenia zespołów i tych zastanych i tych nowych. Tworząc nowe zespoły istnieje zawsze niepewność, czy dokonane wybory pracowników się sprawdzą w działaniu. Muszę przyznać, że zazwyczaj zawsze kończyło się to sukcesem. Praca przebiegała sprawnie i z efektami. W jednej z placówek nowo tworzonych, pozwoliłem sobie na nie do końca sprawdzonych pracowników. Placówka ta wykonywała założone zadania, ale nie przynosiła mi niezbędnej satysfakcji, członkom zespołu pewnie też. Był to naprawdę bardzo oporny zespół. W przypadku placówek obejmowanych zawsze dawałem sobie czas na poznanie pracowników, ich możliwości i kreatywności. Poprzez prowadzone szkolenia, rozmowy starałem się przekonać do celowości wprowadzenia założonych przeze mnie zmian. Pierwsze osiągane rezultaty w pracy, pozwalały mi na zdobywanie zaufania wśród pracowników. Mozolnie za każdym razem budowałem swój autorytet. Głownie pracą, zaangażowaniem, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. Podstawowy cel jaki zawsze realizowałem to budowa życzliwej atmosfery w pracy, dbanie o integrację pracowników wokół założonych wspólnie celów. Przynosiło to dobry efekt. Czas ten mile wspominam ja i moi pracownicy. Powiem, że warto popracować zespołowo. 

 

Opracowanie
Marek. Figiel

DZIAŁ ORGANIZACJI

 PRAKTYK POLECA

 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *