KONTROLA ZARZĄDCZA

                    Zasady funkcjonowania Kontroli zarządczej w domu pomocy społecznej – jako jednostki sektora finansów publicznych zostały sprecyzowane w Ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), zwanej dalej „ustawą”. W art. 68 Ustawy o finansach publicznych czytamy, iż kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Zdefiniowane cele kontroli zarządczej to zapewnienie w szczególności:
1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2. skuteczności i efektywności działania;
3. wiarygodności sprawozdań;
4. ochrony zasobów;
5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6. efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7. zarządzania ryzykiem.
                 Kontroli zarządczej w ten sposób nie sprowadzamy jedynie do kontroli dokumentów finansowych. Kontrola zarządcza może być doskonałym instrumentem do budowy i realizacji budżetu zadaniowego domu. W ustawie o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 roku (Dz. U nr 64,poz.593 z późniejszymi zmianami), W Art. 54. 1. stwierdza się co następuje – “Osobie wymagającej całodobowej opieki z powodu wieku, choroby lub niepełnosprawności, niemogącej samodzielnie funkcjonować w codziennym życiu, której nie można zapewnić niezbędnej pomocy w formie usług opiekuńczych, przysługuje prawo do umieszczenia w domu pomocy społecznej odpowiedniego typu, zlokalizowanego jak najbliżej miejsca zamieszkania osoby kierowanej……….., ” W Art. 55. 1. w/w Ustawy mówi się:” Dom pomocy społecznej świadczy usługi bytowe, opiekuńcze, wspomagające i edukacyjne na poziomie obowiązującego standardu, w zakresie i formach wynikających z indywidualnych potrzeb osób w, nim przebywających, zwanych dalej „mieszkańcami domu”. Dlatego też w pkt. 2 stwierdza się, że organizacja domu pomocy społecznej, zakres i poziom usług świadczonych przez dom uwzględnia w szczególności wolność, intymność, godność i poczucie bezpieczeństwa mieszkańców domu oraz stopień ich fizycznej i psychicznej sprawności.” Szczegółowe zadania domu pomocy społecznej z mocy w/w Ustawy precyzują zapisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie domów pomocy społecznej z dnia 28 sierpnia 2012 roku (Dz. U. 2012nr 0 poz. 964). § 2 oraz 3 i 4 – określa dość szczegółowe zasady działania Domu, w sposób następujący: “§ 2. 1. Dom funkcjonuje w sposób zapewniający właściwy zakres usług, zgodny ze standardami określonymi dla danego typu domu, w oparciu o indywidualne potrzeby mieszkańca domu. 2. W celu określenia indywidualnych potrzeb mieszkańca domu oraz zakresu usług, o których mowa w ust. 1, dom powołuje zespoły terapeutyczno-opiekuńcze składające się w szczególności z pracowników domu, którzy bezpośrednio zajmują się wspieraniem.3. Do podstawowych zadań zespołów terapeutyczno-opiekuńczych należy opracowywanie indywidualnych planów wsparcia mieszkańców oraz wspólna realizacja tych planów z mieszkańcami. 4. Indywidualny plan wsparcia powinien być przygotowany w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia mieszkańca do domu.   § 3. 1. Dom funkcjonuje w oparciu o indywidualne plany wsparcia mieszkańca domu, opracowywane z jego udziałem, jeżeli udział ten jest możliwy ze względu na stan zdrowia i gotowość uczestnictwa w nim mieszkańca. 2. Działania wynikające z indywidualnego planu wsparcia mieszkańca domu koordynuje pracownik domu, zwany dalej „pracownikiem pierwszego kontaktu”, wskazany przez mieszkańca domu, jeżeli wybór ten jest możliwy ze względu na jego stan zdrowia i organizację pracy domu. 3. Pracownicy pierwszego kontaktu działają w ramach zespołów terapeutyczno-opiekuńczych.§ 4. 1. Strukturę organizacyjną i szczegółowy zakres zadań poszczególnych typów domów określa opracowany przez dyrektora domu regulamin organizacyjny, przyjęty przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego, a w przypadku domu gminnego – przez wójta, burmistrza lub prezydenta. 
 W § 5. 1. określono zakres usług , które w zależności od typu Domu muszą być świadczone przez Dom, a jest on Domu następujący:
1) w zakresie potrzeb bytowych, zapewniając:
a) miejsce zamieszkania,
b) wyżywienie,
c) odzież i obuwie,
d) utrzymanie czystości;
2) opiekuńcze, polegające na:
a) udzielaniu pomocy w podstawowych czynnościach życiowych,
b) pielęgnacji, c) niezbędnej pomocy w załatwianiu spraw osobistych,
3) wspomagające, polegające na:
a) umożliwieniu udziału w terapii zajęciowej,
b) podnoszeniu sprawności i aktywizowaniu mieszkańców domu,
c) umożliwieniu zaspokojenia potrzeb religijnych i kulturalnych,
d) zapewnieniu warunków do rozwoju samorządności mieszkańców domu,
e) stymulowaniu nawiązywania, utrzymywania i rozwijania kontaktu z rodziną i społecznością lokalną,
f) działaniu zmierzającym do usamodzielnienia mieszkańca domu, w miarę jego możliwości,
g) pomocy usamodzielniającemu się mieszkańcowi domu w podjęciu pracy, szczególnie mającej charakter terapeutyczny, jeżeli mieszkaniec spełnia warunki do takiego usamodzielnienia,
h) zapewnieniu bezpiecznego przechowywania środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych, i) finansowaniu mieszkańcowi domu nieposiadającemu własnego dochodu wydatków na niezbędne przedmioty osobistego użytku, w kwocie nieprzekraczającej 30% zasiłku stałego, o którym mowa w art.37 ust.2 pkt. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, zwanej dalej „ustawą”,
j) zapewnieniu przestrzegania praw mieszkańców domu oraz zapewnieniu mieszkańcom dostępności do informacji o tych prawach,
k) sprawnym wnoszeniu i załatwianiu skarg i wniosków mieszkańców domu.
Powyżej przytoczone zostały najważniejsze zagadnienia związane z działalnością domu w sferze zapewniania zgodności działania domu z obowiązującymi aktami prawnymi, które precyzują cele jego działania.. Wyznaczając tym samym cele dla domu jako jednostki finansów publicznych. Jest to niezbędne dla zdefiniowania szczegółowych celów Kontroli Zarządczej. Analizując zawarte w Ustawie jak i w/w Rozporządzeniu Ministra zadania, można śmiało postawić hipotezę, że zespół terapeutyczno-opiekuńczy jest doskonałym narzędziem sprawowania Kontroli zarządczej. W skrócie można to przedstawić następująco: suma zadań planów adaptacji oraz wspierania wszystkich mieszkańców domu, stanowi zakres zadań w pracy z mieszkańcami domu, a tym samym realizację przyjętej Naczelnej Misji domu zawartej w następujących słowach:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

              Analizując, a zarazem dokonując oceny, określając przyjętymi miernikami postępy czy też regres w pracy z mieszkańcem, przyjmując nowe zadania lub kontynuując już przyjęte, podczas posiedzeń zespołów, dokonujemy zarazem oceny pracy pracownika domu, zwanego pracownikiem pierwszego kontaktu oraz jego współpracowników w realizacji nałożonych zadań w planie wsparcia mieszkańca. Oceny wszystkich pracowników pierwszego kontaktu, specjalistów oraz realizacji indywidualnych planów wsparcia czy adaptacji stanowią globalną ocenę pracy domu w realizacji podstaw owego zadania domu. Należy w związku z tym przyjąć, że wszystkie dokumenty zespołu wraz z protokołami posiedzeń są dokumentami Kontroli Zarządczej. W tym też kierunku rozpatrujemy cele, zadania i sposób sprawowania kontroli zarządczej w domu pomocy społecznej. Zdefiniowane cele kontroli zarządczej to zapewnienie w szczególności:
1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, ustalonymi na podstawie w/w przepisów oraz innych aktów prawnych mających zastosowanie w merytorycznej działalności domu, dostosowanych do warunków działania domu, jego struktury organizacyjnej oraz indywidualnych własnych rozwiązań dostosowanych do typu domu oraz mieszkańców, mając na celu jak najlepszą realizację celu głównego poprzez cele szczegółowe zawarte w procedurach. W/w procedury zatwierdzone są przez dyrektora domu;
 

2. skuteczności i efektywności działania, poprzez prawidłowe zdefiniowanie potrzeb mieszkańców domu i na ich podstawie realizowanie zindywidualizowanego programu domu wynikającego z potrzeb ogółu mieszkańców tego, a nie innego domu;

3. wiarygodności sprawozdań, co wynika z prawidłowego funkcjonowania zespołu terapeutyczno – opiekuńczego. Podczas posiedzeń zespołu dochodzi, bowiem przy omawianiu realizacji planów adaptacyjnych czy planów wsparcia do zderzenia informacji pochodzących z wielu źródeł, a tym samym ich weryfikacji. Tymi źródłami są: pracownik pierwszego kontaktu, specjaliści , wszelkiego rodzaju raporty z dyżurów obowiązujące w domu, informacje od samego mieszkańca i jego rodziny.

4. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, cel ten ma fundamentalne znaczenie w pracy z osobą zależną, przestrzeganie przez pracowników domu kodeksu etycznego pracowników samorządowych, obowiązującego pracowników domu, weryfikacja przestrzegania zasad etycznych doskonale jest weryfikowana przez zespół terapeutyczno -opiekuńczy w trakcie posiedzeń szczególnie przy obecności mieszkańca, relacji Rzecznika Praw Mieszkańca i zapisach w codziennych raportach z dyżurów opiekunów w sekcjach;

5. efektywności i skuteczności przepływu informacji; W całym procesie wspierania fundamentalne znaczenie ma przepływ informacji pomiędzy wszystkimi podmiotami tego procesu. Bez prawidłowego przepływu informacji nie może być mowy o efektywnym i skutecznym realizowaniu ustalanego podczas posiedzeń zespołu terapeutyczno – opiekuńczego; planu adaptacji czy wspierania mieszkańca. Zespół terapeutyczno- opiekuńczy jest doskonałą sprawdzoną formą skutecznego i efektywnego przepływu informacji pomiędzy jego członkami, szczególnie pracownikiem pierwszego kontaktu a specjalistami, tym bardziej, że występuje on w formie pisemnej oraz mieszkańcem, jego rodziną i uczestniczącymi w całym procesie pozostałymi pracownikami domu.

6. zarządzania ryzykiem. Zidentyfikowanie ryzyka występującego w procesie adaptacji, wspierania, opieki i pielęgnacji mieszkańca, należy do zespołu terapeutyczno- opiekuńczego. Ponieważ branie pod uwagę wystąpienia sytuacji trudnej, uniemożliwiającej realizację planu adaptacji czy wsparcia, lub w znaczący sposób utrudniającej ten proces jest ważnym elementem realizacji zadań domu pomocy społecznej. Biorąc pod uwagę określoną w art. 68 ust. 1 ustawy definicję kontroli zarządczej, za najistotniejszy element kontroli   w domu pomocy społecznej jako jednostce samorządu terytorialnego należy uznać system wyznaczania celów w domu pomocy społecznej, a także system monitorowania ich realizacji.

             W domu pomocy społecznej, w myśl obowiązujących przepisów w zakresie działalności merytorycznej, to właśnie zespół terapeutyczno – opiekuńczy, stanowi doskonałą i fundamentalną, bo nadaną mu z mocy prawa wewnętrzną “instytucję do wyznaczania zmieniających się celów szczegółowych oraz bieżącego monitorowania procesów przebiegających w domu w pracy z mieszkańcem”. W przypadku domu, bardzo istotną rolę, może spełniać „Stały Zespół Kierujący Z.T.O”, zbierający się codziennie w godzinach rannych tzw. odprawy ranne kierowników sekcji, opiekunów, specjalistów. Biorąc pod uwagę specyfikę pracy domu pomocy społecznej, wyodrębniono dla działalności merytorycznej standardy, które przedstawiano w pięciu grupach odpowiadającym poszczególnym elementom Kontroli zarządczej. • środowisko wewnętrzne, • cele i zarządzanie ryzykiem, • mechanizmy kontroli, • informacja i komunikacja, • monitorowanie i ocena. I. Środowisko wewnętrzne ma najistotniejsze znaczenie z punktu widzenia jakości przeprowadzanej kontroli, bowiem składają się na nie takie elementy jak: • kompetencje zawodowe pracowników, • przestrzeganie norm etycznych • struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań, • właściwy sposób delegowania uprawnień –precyzyjnie określony zakres uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom, a przyjęcie delegowanych uprawnień potwierdzone podpisem. II. W zakresie celów i zarządzania ryzykiem należy: • rozważyć możliwość wskazania celu istnienia jednostki w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji, • w co najmniej rocznej perspektywie określać cele i zadania jednostki. Jednocześnie niezbędne jest stworzenie systemu mierników pozwalających na ocenę stopnia realizacji założonych celów, • nie rzadziej niż raz w roku dokonywać identyfikacji ryzyka rozumianego jako czynniki stanowiące zagrożenie dla realizowanych celów jednostki, • zidentyfikowane obszary ryzyka przeanalizować (analiza ryzyka) w celu określenia prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i jego możliwych skutków, • w przypadku ryzyka, którego prawdopodobieństwo wystąpienia jest znaczące, określić rodzaj reakcji, która spowoduje zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu.
Przykładowe obszary ryzyka w sferze pracy z mieszkańcem domu