Dzisiejszy temat dotyczy bardzo ważnego aspektu w funkcjonowaniu domu. Co, to są procedury? Procedura to, inaczej postępowanie (rodzaj czynności) lub jeszcze inaczej: przepisy prawne regulujące postępowanie. I tak naprawdę, to chodzi tu o aby wszyscy pracownicy w zasadniczych sprawach ważnych do funkcjonowania domu postępowali jednakowo zgodnie z przyjętymi w domu zasadami. Przestrzeganie procedur jest gwarancją dla dyrekcji domu, że pracownicy przestrzegać będą przyjętych zasad, świadczyć będą usługi na właściwym poziomie, postępować będą jednakowo w różnych sytuacjach. Co, to oznacza dla pracownika? Postępowanie w czasie wykonywania czynności na terenie domu zgodnie z zatwierdzonymi procedurami daje mu gwarancję i pewność, że robi wszystko zgodnie z wewnętrznymi przepisami i nie naraża się na konsekwencje w przypadku np. skargi mieszkańca, czy jego rodziny. Mieszkańcowi, natomiast daje gwarancję, że będzie on traktowany zgodnie z obowiązującymi zasadami i nie jest narażony ani na niesłuszne „wyróżnienie” ani na zganienie za swe postępowanie. Pracownik w sytuacjach trudnych ma prawo i powinien poczytać procedurę i znaleźć sposób wyjścia z sytuacji. Dlatego dobrze opracowane procedury przy udziale pracowników i przyjętym programie funkcjonowania domu przez kierownictwo, to pewny sukces w funkcjonowaniu domu zgodnie z prawem i bezkonfliktowo. A głównie zapewniają dobrą jakość świadczonych usług. Wszelkie certyfikaty jakości jak np. ISO opierają się na dobrze opracowanych procedurach postępowania zapewniających jakość pracy domu. Czego mogą one dotyczyć? jakich sfer działania domu? Praktycznie wszystkich, tylko czy warto mnożyć procedury. Z doświadczenia powiem, że nie warto. Bowiem pogubią się pracownicy, a i szefowie także. Mogą one dotyczyć strategicznych zagadnień w funkcjonowaniu domu. Np. społeczności terapeutycznej , działalności zespołu terapeutyczno-opiekuńczego, Działania pracownika adaptacyjnego / pierwszego kontaktu, przyjęcia mieszkańca do domu, depozytów mieszkańców, obchodów imienin, urodzin mieszkańców śmierci mieszkańca, sporządzania jadłospisów, zabezpieczenia dowodów osobistych mieszkańców, palenia tytoniu na terenie domu, przekazywania dyżurów i służb, odwiedzin mieszkańców, zakupu, wydawania, posiadania i przechowywani leków przez mieszkańca, zamiany miejsc w pokojach oraz przydzielania pokoi 1- osobowych, przyjmowania skarg i wniosków od mieszkańców i innych osób na działalność domu. Wymieniłem te przykładowe i moim zdaniem niezbędne. Oczywiście, każdy dom opracowuje własne procedury oby one tylko zabezpieczały funkcjonowanie domu. Nie ma wśród wymienionych procedur postępowania medycznego. Czy we wszystkich domach procedury są jednakowe? Wiem, że domy wymieniają się opracowanymi już procedurami. Jednak najgorsze może być to, jak dokonają zmiany nazwy domu i wprowadzają je w życie. Każdy dom jest inny posiada inna infrastrukturę, inną strukturę organizacyjną i mogę zaryzykować innych mieszkańców, pod względem wieku, potrzeb itp. Dlatego nie uważam za nic niewłaściwego, że pomagamy sobie nawzajem, ale przyjmijmy ten pożyczony dokument jako wzór, natomiast przeanalizujmy wszystkie zagadnienia w naszym domu jak powinny one działać i uregulujmy je w nasz sposób według wzorca z innego domu.
Procedura świetnie sprawdzająca się w jednym domu, wcale nie musi się sprawdzać w drugim. A znałem z przeszłości przypadki tłumaczenia się podczas kontroli, że jest to procedura z innego domu i tam nie była kwestionowana. Tak mogła nie być, bo tam działała dobrze, a w innym nie może nie działać prawidłowo. Dotyczy, to także materiałów ściąganych z Internetu. Zawsze takie materiały należy traktować jako wzorzec, do napisania własnego dokumentu. Ponieważ zagadnienia mogą się nie różnić, różnić się będą na pewno sposoby realizacji. Czy raz opracowana procedura jest aktualna dożywotnio? I tu odpowiem negatywnie, tak jak zmienia się dom, muszą za nimi zmieniać się procedury. Wynika, to np. z starzenia się mieszkańców, przyjścia nowych z innymi przyzwyczajeniami, którzy dominują w domu, nie powiem już o zmieniających się przepisach i doświadczeniach z realizacji. Nie ma nic gorszego jak praca domu na zasadzie procedura procedurą ważne, że jest, a życie sobie. Dlatego na bieżąco trzeba monitorować aktualność procedur i zmieniać natychmiast co nie jest właściwie regulowane, a przynajmniej raz na dwa lata przegląd i aktualizacja wszystkich procedur. Niekiedy słyszę, że procedury są tak właściwie, bo kontrole ich żądają. Nic bardziej mylnego procedury naprawdę pomagają w naszym funkcjonowaniu. Jeśli je tylko stosujemy, pracujemy z nimi na bieżąco, znamy je i zaglądamy do nich, aby zobaczyć jak w danej sytuacji należy postąpić. Powiem na zakończenie naprawdę warto. Procedury muszą być zatwierdzone przez dyrektora i wprowadzone jego aktem wewnętrznym, czyli zarządzeniem.
