W przypadku jednostek samorządu terytorialnego jakimi są domy pomocy społecznej regulamin organizacyjny jest bardzo ważnym dokumentem wprowadzającym hierarchizację podział obowiązków oraz opisującym wzorcowy przebieg procesów i formalną drogę komunikacji. Istota posiadania regulaminu organizacyjnego w domach jest związana ze złożonością realizowanych procesów i niejednokrotnie koniecznością współpracy pomiędzy różnymi działami i stanowiskami, z powodu wielokierunkowej pracy z mieszkańcem. (E. Weber 2012, s. 2). O konieczności posiadania przez każdy dom regulaminu organizacyjnego mówi także Rozporządzenie Ministra Rodziny pracy i polityki społecznej w sprawie domów pomocy społecznej. Stwierdza się w nim co następuje: 1. Strukturę organizacyjną i szczegółowy zakres zadań poszczególnych typów domów określa opracowany przez dyrektora domu regulamin organizacyjny, przyjęty przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego, a w przypadku domu gminnego – przez wójta, burmistrza lub prezydenta. 2. W przypadku, gdy prowadzącym dom jest podmiot niepubliczny, regulamin organizacyjny ustala ten podmiot. Jest to więc wymóg niezbędny przy ubieganiu się przez dom o zgodę na funkcjonowanie.
O regulaminie domu pisałem także omawiając funkcjonowanie domów w oparciu o pracę zespołów. Stwierdziłem wówczas: Regulamin organizacyjny domu zawiera całą organizację domu, komórki organizacyjne, podział zadań pomiędzy komórkami, zakresy czynności i uprawnień poszczególnych pracowników oraz liderów w mniejszych zespołów. Powyższe zasady, normy i wzorce powinny wynikać z misji i kultury organizacyjnej domu. Zawarte w regulaminie reguły postepowania powinny stanowić pewnego rodzaju umowę pomiędzy pracownikami a kierownictwem domu, które muszą być przestrzegane w toku codziennej pracy. Zapoznanie się z regulaminem organizacyjnym jest szczególnie ważne dla nowych pracowników, ponieważ w sposób jednoznaczny i kompleksowy opisuje sposób funkcjonowania domu. Regulamin organizacyjny musi wynikać i być ściśle powiązany z obowiązującą w domu strukturą organizacyjną. Schemat tej struktury stanowi załącznik do dokumentu. Regulamin domu jest bardzo ważnym dokumentem mającym podstawowe znaczenie w pracy całego domu i poszczególnych komórek.
Wprowadza on, bowiem hierarchizację i podział obowiązków pomiędzy pracownikami, opisuje wzorcowy przebieg wszelkich procesów i formalną drogę komunikacji w zespole. Regulamin organizacyjny wraz ze strukturą organizacyjną domu jest dokumentem wymaganym poprzez wcześniej wymienione zapisy Rozporządzenia Ministra w sprawie funkcjonowania domów pomocy społecznej. Zgodnie z nim, do opracowania regulaminu zobowiązany jest dyrektor domu. Regulamin musi być zatwierdzony przez zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Ma to ważne znaczenie ze względu na zawartą w nim etatyzację domu, czyli ilość etatów niezbędną do wykonania zadań. Dyrektor domu opracowując regulamin i proponując ilość niezbędnych etatów na poszczególnych stanowiskach, musi zdawać sobie sprawę, że z przedstawioną ilością pracowników będzie musiał wykonać wszystkie określone przepisami zadania domu.
Jak z tego wynika dobrze przemyślane zapisy w regulaminie organizacyjnym domu mają podstawowe i kolosalne znaczenie dla funkcjonowania całego zespołu pracowników domu. Ważnym jest, aby posiadały akceptację całego zespołu pracowników. Dla życia zespołu akceptacja obowiązujących w nim norm i zasad ma znaczenie podstawowe. Dlatego treści zapisane w regulaminie nie mogą być tylko takie, jakie wymaga od nas jednostka nadrzędna, ale zawierać powinny sumę naszych przemyśleń, wyników doświadczeń uwzględniających naszą wizję funkcjonowania kierowanego przez nas domu. Dla akceptacji przez pracowników domu zapisów regulaminu znaczenie mieć będzie zakres włączenia do pracy nad rozwiązaniami całej załogi domu. Przynajmniej uwzględnienia w nich propozycji pracowników domu. W formalnej strukturze dokumentu regulamin może zawierać np. następujące części: postanowienia ogólne, czyli słowniczek użytych terminów, podstawy prawne funkcjonowania, informacje o domu. Kolejna część to opis struktury organizacyjnej domu. Ważną częścią jest opis działalności komórek organizacyjnych domu oraz zadań i uprawnień ich kierowników. W części tej zawarte są zadania i uprawnienia pracowników samodzielnych niewchodzących w skład działów czy sekcji np. psycholog. Postanowienia końcowe są ostatnią częścią regulaminu i zawierają ustalenia w zakresie trybu wejścia w życie regulaminu. Załącznikiem do regulaminu jest schemat struktury organizacyjnej z przydzielonymi do każdego działu czy sekcji ilościami etatów. Dobrze opracowany regulamin to połowa sukcesu w funkcjonowaniu całego zespołu pracowników domu.
Reasumując wszystko co zostało wcześniej powiedziane poniżej przedstawiam w dużym streszczeniu jakie elementy powinien zawierać regulamin, jego role w jednostce samorządowej jaką jest dom oraz zalety posiadania regulaminu. regulaminu organizacyjnego.
1.Elementy regulaminu organizacyjnego
Regulamin organizacyjny jest wewnętrznym dokumentem domu, więc każdy może się między sobą różnić zawartością oraz układem. Jednakże najczęściej regulamin taki zawiera następujące wyodrębnione części:
- dane dotyczące domu: nazwę, adres siedziby, wraz z danymi kontaktowymi,
- opis struktury organizacyjnej: wyszczególnienie działów oraz stanowisk, najlepiej w formie graficznej
- opis organizacji pracy: zasady i cele funkcjonowania poszczególnych działów oraz stanowisk, zakres działań, uprawnień, obowiązków oraz decyzji
- przepisy końcowe: wraz z datą sporządzenia dokumentacji oraz sposobem zapoznania z nią pracowników domu.
W domu z regulaminem zawierającym opis wszystkich stanowisk powinni się zapoznać wszyscy pracownicy. (J. Marciniak 2016, s. 58)
2.Posiadanie regulaminu organizacyjnego jak wcześniej wspomniałem jest obowiązkowe, tak jak we wszystkich jednostkach samorządowych. Dokument ten pełni również rolę informacyjną i porządkującą. Budowa regulaminu organizacyjnego domu nie różni się znacznie od innych regulaminów, a więc powinna zawierać:
- tryb pracy domu
- opis struktury organizacyjnej,
- zarys obszaru zadaniowego poszczególnych działów,
- przegląd zadań na danym stanowisku
- procedury wydawania decyzji.
Koniecznym załącznikiem do regulaminu jest struktura organizacyjna domu.
3.Zalety posiadania regulaminu organizacyjnego
Ze względu na kompleksowość treści regulaminu organizacyjnego można wymienić liczne korzyści wynikające z jego posiadania, między innymi:
– zapewnienie prawidłowej organizacji pracy
– usprawnienie funkcjonowania działów, sekcji, stanowisk samodzielnych
– opisanie odpowiedniego przepływu dokumentów w domu
– usprawnienie podejmowanych decyzji
-delegowanie zadań do właściwych komórek
– przekazywanie odpowiedzialności w sposób właściwy
– uporządkowanie celów domu
– ustrukturyzowanie zależności organizacyjnych
– podział zadań i odpowiedzialności
– zapewnienie ładu i porządku
– zmniejszenie poczucia niepewności
– budowanie zaufania w domu
– umacnianie poczucia sprawiedliwości oceniania oraz podziału zadań
– umożliwienie ustalenia wpływu poszczególnych stanowisk na realizację zadań i misji domu
– ustalenie zakresu odpowiedzialności
– zebranie informacji
– usprawnienie procesów oraz działań
– wspieranie we wdrożeniu nowych pracowników
Jak więc widzimy, zalet dobrze opracowanego Regulaminu organizacyjnego jest wiele. Ważnym dla jego praktycznego wdrażania jest włączenie do jego opracowania pracowników domu. Uwzględnienie w regulaminie propozycji pracowników, wypracowanie w pewnym rodzaju konsensusu, zapewni jego sprawne wprowadzanie.
Bibliografia.
- Weber E. (2012). Nowoczesne podejście do zarządzania zasobami ludzkimi w samorządzie. Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Seria Organizacja i Zarządzanie z. 63a
- Marciniak J (2016). Optymalizacja zatrudnienia, wynagrodzeń i struktur organizacyjnych, Wolters Kluwer, Warszawa
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, pracy i polityki społecznej – tekst jednolity z dnia 13 kwietnia 2018 roku.
Komentarz praktyka:
Praktycznie powiedziałem w w/w opracowaniu oraz w poprzednich, że posiadanie dobrze opracowanego Regulaminu organizacyjnego, dostosowanego do warunków funkcjonowania domu ma fundamentalne znaczenie. Regulamin w pewnym stopniu zawiera autorską koncepcję dyrektora na sposób funkcjonowania domu. W trakcie prac nad regulaminem, dyrektor musi przekonać do słuszności swej koncepcji. Bez uspołecznienia prac nad regulaminem, nie może być mowy o jego sprawnej realizacji. Należy to uświadomić sobie i wszystkim pracownikom. Regulamin nie może być dokumentem, który powstał tylko dla tego, że jest wymagany. Bo wówczas będzie tak jak by w ogóle go nie było.
DZIAŁ ORGANIZACJI
